Règlement d’ordre intérieur

Introduction

Le présent règlement d’ordre intérieur a pour but d’assurer le bon fonctionnement du club, le respect des règles de sécurité, l’épanouissement des pratiquants et la cohésion du groupe. Il s’applique à tous les membres du club, qu’ils soient enfants, adolescents ou adultes. Les parents ou responsables légaux sont responsables de l’application du règlement par les enfants mineurs.

Il a été décidé par l’Assemblée Générale de l’asbl Senshin Karaté Do.

Informations administratives : 

• adresse postale :  Chemin du Croly 45, 1430 Rebecq
• téléphone (Joachim GRAUX) : 0495 / 21.31.50
• e-mail:  senshinkarateclub@gmail.com 
• site web / réseaux sociaux : https://www.senshinkaratedo.be/ 
• BCE : BE 0802.873.354
• numéro de compte en banque:  BE38 7320 8390 7172

Chapitre 1 : Composition du Club

Notre club compte des Membres Adhérents, des Membres Effectifs et des Administrateurs, conformément aux statuts de l’ASBL Senshin Karaté Do ASBL qui gère notre club.

Sont membres adhérents tous les membres (élèves et instructeurs) qui sont affiliés à notre club, participent à nos activités et sont en ordre de cotisation et de licence-assurance. 

Sont membres effectifs, les membres adhérents présents à l’assemblée générale et qui disposent d’un droit de vote après introduit une demande d’adhésion au comité/ASBL.

Enfin, les administrateurs sont élus par l’assemblée générale, ils disposent d’un mandat pour la gestion journalière de l’ASBL et rendent des comptes à l’assemblée générale. 

Tout membre adhérents et effectifs peut être exclu par décision du CA 

Les membres effectifs ou adhérents sont libres de se retirer à tout moment de l’association en adressant leur démission par écrit à l’organe d’administration, le Conseil d’Administration. 

Est réputé démissionnaire :

• Le membre effectif ou adhérent qui ne paie pas la cotisation qui lui incombe, dans le mois du rappel qui lui est adressé par le conseil d’administration (par écrit ou par e-mail).
• Le membre effectif qui n’assiste pas ou qui ne se fait pas représenter à 2 assemblées générales consécutives.

Le conseil d’administration peut suspendre, jusqu’à la décision de l’assemblée générale, tout membre ne respectant pas les règles de l’organisation du club, conformément au règlement d’ordre intérieur ou qui se serait rendu coupable d’infraction grave aux statuts ou aux lois de l’honneur et de la bienséance.

Le membre qui, par son comportement, porterait préjudice ou nuirait à l’association, peut être proposé à l’exclusion par le conseil d’administration. L’exclusion d’un membre effectif ou adhérent ne peut être prononcée que par l’assemblée générale à la majorité des 2/3 des voix présentes ou représentées. 

Chapitre 2 :  Rôles et Responsabilités des Membres du Comité

1. Sensei / responsable technique (Joachim GRAUX)
   • Représente le club aux différentes instances officielles et sportives.
   • Définit la ligne technique et sportive.
   • Organise les cours et les horaires.
   • Veille à la qualité de l’enseignement et la pédagogie appliquée aux entraînements.
   • Coordonne les passages de grades.
2. Président (Filippo MANINI)
   • Représente officiellement le club sur le plan administratif.
   • Préside les réunions.
   • Assure la coordination interne de l’ASBL et du club. 
   • Supervise l’organisation des activités et le respect des règles.
3. Vice-président (Gaëtan VAN DEYCK)
   • Assiste le Président 
   • Assure le lien entre l’ASBL et le dojo
4. Secrétaire (Justine MARECHAL)
   • Gère la communication interne et externe du Club. 
   • Rédige les comptes rendus des réunions.
   • Assure le suivi administratif.
5. Trésorier (Ruddy ANTOINE)
   • Gère les finances du club.
   • Assure la transparence des comptes.
   • Collecte les cotisations et gère les paiements.
6. Membres Adjoints :
   • Aident dans l’organisation événementielle.
   • Assurent le rôle de personne de confiance
   • Participent aux réunions pour assurer un fonctionnement optimal du club.

Chapitre 3 : Tarifs Applicables

Licence et cotisation : 

Licence (assurance FFKAMA) : 40€ / an + 5 € pour le carnet (tarif imposé par la FFKAMA, susceptible d’être modifié. 

Le paiement est à faire sur le compte BE95 5230 8149 7758 avec comme communication le nom de l’adhérent – licence

Le carnet est nécessaire pour les compétitions et les passages de grades. Il est conservé par le club et peut être restitué sur simple demande. En cas de demande de duplicata de la carte ou du carnet, celui-ci est à la charge de l’adhérent au prix coûtant. 

Cotisation : 

• Enfants (< 12 ans à la date anniversaire de l’affiliation) : 200 € / an ou 20€/mois
• Adultes : 250 €/an ou 25 €/mois

Les adhérents s’engagent à payer leur licence et à régulariser leur cotisation dans les délais demandés avant la date d’expiration. La cotisation est payable de manière anticipative pour la période à venir.

Le paiement est à faire sur le compte BE95 5230 8149 7758 avec comme communication le nom de l’adhérent – cotisation – date 

sauf décision contraire une participation aux frais identique est demandée à l’ensemble des participants afin de couvrir les dépenses consenties par le club, à prix coûtant 

Réductions :

Familles nombreuses : – 50% à partir du troisième membre de la même famille 

Sanctions pour retard de paiement :

Toute cotisation non réglée dans les 30 jours entraîne une suspension d’accès aux cours.

Evénements organisés par le club ou auxquels le club participe

Les tarifs et réductions éventuelles sont fixés au cas par cas et validés en CA

Chapitre 4 : Horaires de Cours

1. Horaires généraux :
   • Mercredi :
     • 18h00 à 19h00 (enfants).
     • 19h00 à 20h30 (adultes)
   • Vendredi : 19h00 à 20h00 (enfants et adultes)
   • Samedi :
     • 10h00 à 11h00 (enfants) ; 
     • 11h00 à 12h30 (adultes).
   • Dimanche : 10h00 à 11h30 (enfants et adultes).
2. Modifications exceptionnelles :
   • Les changements d’horaires ou les cours spéciaux (compétitions, passages de grades) seront communiqués par e-mail, le groupe WhatsApp, les réseaux sociaux et/ou affichés au dojo.

Chapitre 5 : Éthique et Comportement Exemplaire

1. Les membres doivent promouvoir les valeurs de respect, d’intégrité et de fair-play. L’esprit de camaraderie et d’entraide est à encourager.
2. L’assiduité aux entraînements est essentielle pour progresser. En cas d’absence prolongée, il est demandé de prévenir le club. Les pratiquants qui souhaitent quitter le club doivent en informer les responsables du club. 
3. Tout comportement jugé nuisible à l’image du club pourra entraîner des sanctions, allant d’un avertissement à l’exclusion.
4. Les décisions des enseignants et des responsables doivent être respectées.

Chapitre 6 : Charte du Bon Karatéka

1. Respecter les autres afin d’être respecté soi-même

• Je fais preuve de politesse et de respect, je dis bonjour aux entraîneurs et aux autres membres du club. 
• Je respecte la différence qui peut exister chez les autres.
• Je demande pour quitter le dojo au professeur.
• Je respecte les horaires de fonctionnement : Je viens à l’heure et repars à l’heure.
• Je reste calme dans le dojo et parle calmement 
• Je mets mon GSM en mode silencieux durant la durée de l’entraînement.

2. Respecter la pratique du karaté et l’enseignement donné

• Je salue debout avant de rentrer dans le dojo et salue debout avant de sortir à la fin du cours.
• J’attends l’autorisation pour monter sur le tatami si j’arrive en retard après le salut. 
• Je respecte le moment du Salut 
• Je respecte les grades et les titres de chacun : ces éléments représentent souvent beaucoup de travail accompli. Je me présente au salut par ordre de grade et d’âge. 
• Je demande l’accord préalable à mon Sensei pour toute participation à des activités telles que stages, entraînements, démonstrations et exhibitions dans d’autres clubs.
• Je porte un kimono propre, respectueux des normes avec la ceinture correspondant à mon grade. 
• Je retire mes bijoux avant de commencer l’entraînement (afin d’éviter de blesser les autres et me blesser). 

3. Adopter une attitude positive face à l’entraînement

• Je respecte les directives données par les entraîneurs : les entraîneurs ont un programme pédagogique, des résultats à vous faire atteindre, c’est pourquoi ils sont les seuls à vous donner des directives sur le plan sportif. 
• J’écoute, observe, réalise les techniques enseignées avec sérieux et sans protester.
• Je respecte mon partenaire quel que soit son grade ou son âge.
• Je participe activement à l’entraînement avec attention et assiduité : sans un minimum de sérieux, les résultats ne peuvent être atteints. Je viens régulièrement en cours et fais correctement les exercices.
• Je m’échauffe sérieusement. Si j’ai raté l’échauffement, je m’échauffe sur le côté avant d’aller m’entraîner afin d’éviter toute blessure à l’entraînement. 
• Je respecte le matériel et les installations du club : je range le matériel utilisé, le nettoie si nécessaire et rends les équipements que l’on m’a prêté.

4. Charte du bon parent

En tant que parent : 

• J’adhère au projet sportif du club
• Je reste en retrait pendant l’activité
• Je veille à l’assiduité et à la ponctualité de mon enfant
• J’aide et je soutiens les instructeurs
• Je suis un bon spectateur et supporter
• Je soutiens mon enfant et ses partenaires
• Je respecte le corps arbitral 
• Je laisse l’instructeur diriger
• Je respecte les décisions des instructeurs (passages de grades, sélections lors des compétitions, …)
• Je communique à temps toute information pertinente quant à la santé de mon enfant (blessure, maladie, …)
• Je veille à communiquer tout changement administratif pertinent pour le club (numéro de téléphone, adresse mail, …)
• Je veille à toujours être en ordre de cotisation 
• J’accepte que mon enfant soit pris en photos et que son image soit utilisée sur les réseaux sociaux du Club. Dans le cas contraire, je le signale au responsable de la communication du Club.

Chapitre 7 : Personne de confiance et Responsable éthique

Les notions de personne de confiance et de responsable éthique font référence à des rôles importants qui visent à garantir un environnement de pratique respectueux, sûr et bienveillant pour tous les membres du club. Ces rôles peuvent avoir des responsabilités différentes, mais leur objectif commun est d’assurer le bien-être des pratiquants et de favoriser des relations harmonieuses au sein du club.

1. Personne de confiance

Le club désigne au sein de sa structure une ou plusieurs personnes de confiance. 

Cette/ces personne(s) ser(ven)t de médiateur(s) ou d’interlocuteur(s) privilégié(s) en cas de problème. Leur rôle est de créer un espace sécurisé pour que les pratiquants, enfants ou adultes, puissent exprimer leurs préoccupations, difficultés ou malaises, qu’ils soient d’ordre personnel, relationnel ou disciplinaire.

Rôles et responsabilités :

• Écoute et soutien : La personne de confiance écoute les membres du club qui se sentent victimes de maltraitances, d’abus, de discriminations ou de conflits, qu’ils soient d’ordre physique, psychologique ou moral.
• Confidentialité : Elle garantit la confidentialité des échanges pour encourager les pratiquants à se confier sans crainte de représailles.
• Orientation et conseil : Elle conseille la personne qui se confie sur les démarches à suivre, que ce soit une médiation au sein du club ou le signalement à des autorités compétentes (fédérations, services sociaux, etc.).
• Médiation : Elle peut intervenir pour résoudre des conflits entre les pratiquants, entre un pratiquant et un enseignant ou toute autre situation conflictuelle.

Personnes de confiance : Anne-Françoise WALLEZ, Nathalie TOCA et Fabian MOTTART

2. Responsable éthique

Le responsable éthique est une personne qui veille au respect des valeurs du sport, de l’éthique et des règles déontologiques au sein du club. Son rôle est de garantir que la pratique du karaté se déroule dans le respect des principes de fair-play, d’intégrité et de respect des autres.

Rôles et responsabilités :

• Veiller à l’intégrité et au respect des valeurs : Le responsable éthique s’assure que le club respecte les règles éthiques et déontologiques de la discipline, notamment en matière de respect des pratiquants, d’honnêteté et d’équité.
• Prévention des abus et des comportements inappropriés : Il met en place des actions pour prévenir toute forme de violence, de discrimination ou d’abus au sein du club. Il veille à ce que les pratiquants respectent l’esprit du karaté, fondé sur l’humilité, le respect, le contrôle de soi et la discipline.
• Formation et sensibilisation : Le responsable éthique peut organiser des sessions de sensibilisation aux bonnes pratiques, à la lutte contre le harcèlement, à la gestion des conflits et à l’importance du respect dans les relations interpersonnelles.
• Mise en œuvre de procédures : Il veille à ce que des procédures claires soient mises en place pour signaler toute situation inappropriée ou non éthique et à ce que des mesures soient prises en cas de manquement.

Responsable éthique : Fabian MOTTART

Chapitre 7 : Règlement Passage de Grades

1. Conditions de présentation :
   • Une présence régulière (minimum 75 % des cours) est obligatoire. Les instructeurs connaissent leurs élèves et sont seuls à juger si ces derniers sont prêts pour le passage de grade. 
   • Participation aux stages organisés par le club ou la fédération.
2. Critères d’évaluation :
   • Maîtrise technique et progression.
   • Comportement et discipline.
   • Respect des valeurs du karaté.
3. Sanctions :
   • Toute tentative de tricherie ou comportement irrespectueux lors des examens entraîne l’exclusion de la session.

Chapitre 8 : Affiliation et Participation à un Autre Club

1. Les membres doivent informer le comité s’ils souhaitent s’entraîner dans un autre club.
2. Les compétitions officielles doivent être approuvées par les instructeurs et/ou le comité.
3. Toute double affiliation doit respecter les règlements de la fédération.

Chapitre 9 : Dispositions pour les compétitions

1. Les inscriptions aux championnats, aux compétitions sont faites par le Sensei. En aucun cas, le compétiteur ne prendra la liberté de s’inscrire lui-même à une quelconque compétition.
2. Les mineurs doivent fournir une autorisation parentale.
3. Les compétiteurs et parents doivent se garder de réactions négatives avant, pendant et après les compétitions. Les parents et spectateurs évitent de prodiguer des conseils techniques portant sur le karaté. Seul le coach est habilité à porter une éventuelle réclamation et à conseiller les compétiteurs.
4. Les compétiteurs ou parents ayant une attitude ou un discours violent envers les arbitres, les autres compétiteurs ou leurs propres enfants en exerçant une pression morale, se verront interdire l’accès aux prochaines compétitions.
5. Les compétiteurs doivent respecter le règlement des compétitions et l’éthique du sport.
6. Prévenir les entraineurs le plus rapidement possible en cas d’empêchement pour participer aux compétitions ou autres événements auxquels mon club participe.
7. Une participation aux frais peut être demandée aux compétiteurs
8. Les compétiteurs s’assurent de disposer de l’équipement règlementaire pour leur participation (karategi approuvé, gants, protections, …)
9. Les entraînements et activités du Club restent prioritaires sur ces activités.

Chapitre 11 : Communication

1. Communication vers le club : 

La communication vers le club se fait par : 

• E-mail : senshinkarateclub@gmail.com
• GSM : 0495/213150 (Joachim GRAUX) 
• Via nos réseaux sociaux
• Lors des entraînements en veillant à ne pas perturber les cours

2. Communication du club vers les élèves : 

La communication du club vers les membres du club se fait : 

• De manière individuelle via les coordonnées de l’élève/parents ou responsables légaux comme repris dans la fiche d’information (N° de téléphone, adresse e-mail et adresse postale). Toute modification de ces informations doit être signalée au responsable du Club. 
• En groupe par mailing, via le groupe et la page Facebook ou le groupe WhatsApp ou affichage aux valves. 

Chapitre 12 : GDPR et Droit à l’Image

1. Protection des données personnelles :
   • Les informations collectées sont strictement utilisées à des fins administratives.
   • Chaque membre peut demander l’accès, la modification ou la suppression de ses données.
2. Droit à l’image :
   • Les photos ou vidéos prises lors des activités peuvent être utilisées à des fins promotionnelles (sur le site Internet du Club ou les réseaux sociaux utilisés par le Club)
   • Les membres peuvent refuser l’utilisation de leur image en le signalant par écrit.

Chapitre 13 : Sanctions

1. Toute infraction au présent règlement donnera lieu à l’application d’une sanction ci-dessous :

• Soit la réprimande verbale
• Soit la réprimande écrite, signée par le comité
• Soit la mise à pied (leçons non prestées et non remboursées) d’une durée d’une semaine à un mois
• Soit le renvoi définitif

2. Le comité s’engage à ce que la sanction appliquée soit proportionnelle à la gravité du manquement
3. Le comité se réserve le droit de réclamer des dommages et intérêts si l’infraction le justifie.

Chapitre 14 : Dispositions finales

Le présent règlement régit les conditions de pratique du karaté dans notre club quels que soit l’âge, le sexe ou la nationalité du pratiquant et sera remis à chaque membre et parent des mineurs d’âge.

Les instructeurs et le comité peuvent interdire l’accès au dojo à toute personne ne respectant pas le présent règlement.

L’adhésion au club entraîne l’acceptation tacite du présent règlement.

Ce règlement pourra être modifié par l’Assemblée Générale du club en fonction de l’évolution des besoins et des circonstances. Toute modification sera communiquée aux membres.

Les questions ou litiges non prévus dans ce document seront tranchés par l’AG.